На многих предприятиях часто возникают трудности с документооборотом. Часть документов теряется, некоторые бумаги составляются некорректно, содержание других бумаг изменяется задним числом. Причины нарушений разные, но факт остается фактом. Возникает вопрос, где и как хранить документы, чтобы руководители предприятий, удаленные бухгалтеры и другие заинтересованные лица могли быстро их находить для последующего использования, исключая порчу и потерю.

Сложности обработки документации - выход существует

Несколько лет назад работа с документами велась традиционными способами. Перемещение бумаг по разным отделам, передача удаленным сотрудникам и в руки третьих лиц сопровождалась рисками, ограничениями, временными и финансовыми затратами. Вероятность остаться в итоге без документов была высока, особенно при отсутствии подходящих условий для хранения.

Другое дело – электронный документооборот. Руководитель предприятия, таким способом, может систематизировать работу бухгалтерии и других отделов, сократить время на поиск, как одного документа, так и группы бумаг, связанных общими поисковыми характеристиками. Обеспечивается своевременное поступление документов из региональных отделений, исключается риск утраты и сокращаются затраты на обслуживание и хранение. На 90% отпадает необходимость использования бумажных носителей.

Внедрение современных технологий в документооборот компаний

Для оптимизации документооборота можно создать электронный архив, способный упростить деятельность компании в данном направлении.

Сейчас многие компании предлагают комплексное решение по работе с документами в электронной форме для физических и юридических лиц с помощью автоматизированного сервиса.

Подключив систему ЭДО на любом предприятии руководитель:

  • снизит расходы на хранение и обработку документов;
  • оптимизирует работу компании, поскольку все документы предприятия будут храниться в одном месте; сокращается время на поиск, а доступ к бумагам находится под контролем, поэтому риск утраты полностью предотвращается;
  • сокращает в несколько раз объем использования бумаги для подготовки документов;
  • упрощает обмен данными между отделами, с персоналом, работающим удаленно и т.д.

Комплекс мероприятий по формированию архива

Подключение сервиса несложное. Типичные этапы работы:

1. Подготовительные мероприятия - отбираются документы для сканирования. Руководитель оговаривает функционал будущей системы.

Сканирование - бухгалтерские и другие бумаги переводятся в электронную форму.

Тестовое распознание - графические образы переводятся в печатный вид для последующего поиска по слова и значениям в текстах.

2. Индексация - электронные файлы обрабатываются по нужному числу полей, чтобы их можно было найти в базе по различным параметрам.

3. Формирование электронных папок - документы переводятся в удобный формат (PDF, DOC).

Настройка сервиса и экспорт информации - установка архива на предприятии с загрузкой в базу графических образов бумаг и индексных страниц.

4. Передача системы - подготовленная к работе система передается на предприятие, после чего проводится обучение персонала.

В случае внедрения системы 95% запросов на предоставление документов исполняются без использования бумажного носителя, при наличии их копий в программе.

Что говорит по этому поводу активная подписчица блога "Нетипичный Бухгалтер" - https://buhpress.ru/

Людмила Проскурина, главный бухгалтер ООО “Пищепромторг” считает: Документооборот на бумажных носителях создает неудобства при работе с архивом. Мы расходуем 30 пачек в месяц или порядка 360 в год. Если говорить об стационарном архиве, то он включает около 2-х тыс. пачек в течение пяти лет. Поэтому возникают проблемы с содержанием архива, при поиске бумаг в нем, увеличивается вероятность потери бумаг при обращении в архив.

Необходимо обязательно автоматизировать архивную работу с документами. Это сократит время на поиск нужных бумаг. А процесс получения документации станет полностью безопасным.

Таким образом, документооборот на предприятии, учет бухгалтерских документов, работа с “первичкой” и другими бумагами существенно облегчается, если правильно организовать процесс хранения и поиска документов. Электронный документооборот с помощью архивных сервисов экономит время, деньги и минимизирует нарушения, связанные с учетом и обращением документов на предприятии.

Полезная информация? Поделись: Бесплатная On-line консультация
{jcomments}

Программа-помощник для заказчиков