Ведение закупочной деятельности ставит перед государственными и муниципальными заказчиками сложные вопросы. Руководители организаций обязаны обеспечить неукоснительное выполнение положений закона 44-ФЗ от 05.04.13 года, распоряжений и постановлений Правительства РФ, а также прочих нормативных документов.
Исключить злоупотребления и своевременно выявить ошибки позволяет постановка эффективной системы внутреннего контроля.
Минимум затрат – гарантия законности
Оптимальным вариантом в условиях кризиса является расширение круга полномочий существующей контрактной службы. Для этого потребуется наделить должностных лиц правами на проведение локальных проверок. Законодатель такой схемы не предусматривает, однако прямых запретов на реализацию механизма нет.Перечень полномочий, перечисленных в статье 38 закона 44-ФЗ, признан открытым. Работодатель принимает решение о наделении правами и обязанностями, опираясь на принцип диспозитивности.
| Базовый вариант | Дополнения |
В положении о службе, либо инструкции ответственного специалиста должны быть прописаны следующие позиции:
Стандартный набор служит своеобразной платформой при составлении локальных нормативных документов. Закон не ограничивает заказчиков в создании разветвленных и многофункциональных структур. Однако основной целью службы должна оставаться организация закупочной деятельности. | Обеспечить надлежащий контроль путем включения общих формулировок нельзя. На практике абстрактные указания попросту не выполняются. Специалисты рекомендуют конкретизировать задачи. В числе прочего в инструкцию могут входить требования о проверке:
Процедура контроля должна сводиться к оценке каждого параметра. В качестве дополнительных функций следует предусмотреть антидемпинговые мероприятия, а также анализ качества обеспечения. Контрактная служба может курировать процесс исполнения сделок. Структурное подразделение располагает достаточной информацией для комплексного надзора. Специалисты успешно координируют действия самого заказчика, следят за надлежащим исполнением обязанностей исполнителем. Такая система исключает нарушения, связанные с халатностью и недобросовестностью сотрудников. Проблемы выявляют на ранних стадиях, а риск перехода конфликта в судебную тяжбу сведен к минимуму. Дополнительными полномочиями могут стать оценка своевременности внесения данных в реестры, а также проверка отчетности, предусмотренной законом 44-ФЗ. |
Как правильно оформить нововведения?
Закрепить цели, задачи и обязанности необходимо в соответствующих документах. Переработке подвергаются:
- положение о контрактной службе;
- должностные инструкции;
- методические рекомендации;
- схема соподчинения;
- правила закупочной деятельности.
Если внутренний контроль полностью ложится на плечи штатных специалистов, потребуется издать распоряжение. Привлечение стороннего агентства или независимого эксперта предполагает заключение соглашения об аутсорсинге.
Функции надзора можно распределить между отдельными структурными подразделениями следующим образом:
| Должность | Задача |
| Главный бухгалтер | Проверка присутствия всех закупок в графике, анализ выполнения правил присвоения кодов ОКПД2. |
| Юрист или руководитель договорного отдела | Контроль заключения соглашений, оценка содержания проектов, результативности претензионной или исковой работы. |
| Заведующий складом | Надзор за фактическим исполнением сделки: комплектность, объем, качество, своевременность поступления материальных ценностей, состояние тары и прочее. |
| Заместитель директора | Общий контроль организации закупочной деятельности. |
Важно! Схема является ориентировочной. На практике разграничение полномочий может выглядеть иначе.
В завершение напомним, что внедрять систему внутреннего контроля следует с учетом специфики деятельности. Ответственность необходимо возлагать на специалистов, имеющих непосредственное отношение к закупочной процедуре.
