Тема данной статьи раскрывает смысл контактной службы, необходимость назначения контрактного управляющего и комиссии заказчика, предусмотренных нововведениями 44-ФЗ.
Процедура создания контрактной службы
Статья №9 ФЗ №44 регламентирует создание контрактной службы, подразумевает назначение управляющего и это входит в обязанности муниципального или государственного заказчика. Такой подход позволяет подчеркнуть высокие профессиональные навыки заказчика и обеспечивает качество проведения закупок, торгов и услуг по поставкам товаров.
Такая служба в обязательном порядке создается в тех случаях, когда общий объем закупок в год, согласно планов-графиков, получается больше ста миллионов рублей. Нет обязательного требования в создании специального подразделения в структуре организации, можно составить комиссию из сотрудников различных отделов и служб.
Формы организации КС
Возможные формы организации контрактной службы заказчика:
- отдельное полноценное структурное подразделение в виде отдела или управления;
- часть другого уже существующего подразделения, к примеру, договорной службы или юридического отдела;
- в виде комиссии, которая состоит из сотрудников различных отделов и подразделений, которая утверждается заказчиком и выполняет полностью обязанности и функциональные задачи контрактной службы.
Контрактная служба заказчика всегда функционирует и работает по Положению или регламенту о контрактной службе, которое в свою очередь разрабатывается по Типовому положению, утвержденного Министерством экономического развития РФ.
Необходимо помнить, что если происходит совмещение должностных обязанностей сотрудников организации в части нахождения их в составе комиссии по ведению контрактных обязательств, то стоит откорректировать трудовой договор работника, а также изменить их должностные инструкции и регламенты осуществления деятельности, с учетом пребывания в составе контрактной службы.
В ситуациях, когда объем заказчика в течение года по закупкам не больше ста миллионов рублей, создания контрактной службы не требуется, но имеется необходимость назначения контрактного управляющего, что регламентирует статья 38 часть 2 44-ФЗ.
Функции и задачи контрактной службы
Функциональные задачи как контрактной службы в целом, так и отдельного управляющего в качественном и эффективном проведении все процедуры закупки, начиная от планирования и выставления на торги и заканчивая выполнением всех обязательств и пунктов договора, в том числе оплаты выполненных работ.
На первом этапе, в котором осуществляется разработка планов-графиков, управляющая службы или контрактный управляющий выставляют всю необходимую информацию в ЕИС, при необходимости производят изменения, отвечают на вопросы и разъясняют непонятные моменты.
Помимо данной обязанности, контрактная служба также обосновывает саму закупку, ее цену при заключении контракта с одним единственным поставщиком.
Основные функции
В ходе определения конкретных поставщиков товаров или услуг на контрактную службу возлагаются следующие функции:
- Производство выбора, каким именно образом организовать закупку, уточнить НМЦ, а также способ подачи заявки.
- Составление различного рода документации, в том числе проектов и шаблонов контрактов, протоколом заседаний, извещений об изменениях.
- Полностью организовывает и технически обеспечивает грамотную и качественную работу комиссии при определении победителя закупки.
- По возможности обеспечить предоставление определенных преимуществ для исполнителей и субъектов мелкого предпринимательства, инвалидов, социальных некоммерческих предприятий, а также для органов уголовно-исполнительной системы.
- Четкие и ясные разъяснения пунктов и положений в документации, приложенной к предмету закупки.
- Соблюдение полной сохранности документации, которая имеет отношение к проведению торгов, работе комиссии, в том числе конвертов, записей в аудио режиме.
- Проведение согласований с поставщиком, являющимся единственным в осуществлении торгов.
- Проведение подписание контрактных документов с победителями закупок, а также своевременное внесение недобросовестных поставщиков в РНП.
Обязанности
В случае, когда произошло полное исполнение контрактных обязательств, а также если осуществилось расторжение контракта или его изменение, контрактная служба ведет прием работ или услуг, производит выплату денежных средств, а также при необходимости организует проведение экспертизы работ. При этом контрактная службы осуществляет тесное взаимодействие с поставщиком, в случае ненадлежащего исполнения договорных обязанностей, вносит его в РНП, а при исполнении контракта, размещает в ЕИС соответствующий отчет.
В обязанности контрактной службы также входит организация консультационных вопросов с поставщиком, обязательное слушание и обсуждение в общественном порядке предмета торгов, проверка на достоверность и качественность банковских гарантий и информирование о принятии решений по ним, по окончании процедуры выполняет возврат обеспечения и производит оплату денег по гарантиям.
Комиссии заказчика
Для грамотной и качественной организации процедурных процессов при определении поставщиков услуг заказчик создает комиссию, которая носит коллегиальный характер и выполняет определенные фикции, когда торги производятся на конкурентной основе. В случае если поставщик услуг единственный, то создание комиссии не требуется, что оговорено частью 1 статьи 39 44-ФЗ.
Создание комиссии может быть как для отдельной закупки или торгов в течение определенного периода, а также для определения победителей по одному из способов. Законом предусматривается минимальное количество членов комиссии, при этом максимальное число не оговаривается. Для проведения конкурсов, электронных аукционов или в случае создания единых комиссии по любым торгам состав должен быть в количестве не менее пяти человек, во всех остальных случаях должно быть минимум три человека.
При создании комиссии в ее состав должны входить те лица, которые в большей степени обладают необходимой квалификацией и навыками, а также прошедшие необходимую подготовку в сфере получения знаний в области производства закупочных процедур.
В случае, если в плане-графике отражены закупки, не имеющие определенной специфики, которые не требуют включение в состав комиссии узконаправленных специалистов, тогда рекомендуется создавать единую для всех торгов комиссию, не учитывая метод и способ определения победителя, а также объектов закупок.
Обеспечение системы закупочных процедур квалифицированными кадрами
Только когда заказчик может уверенно принять решение о возможности создания контрактной службы, необходимо переходить к оформлению закупочных процедур. Если заказчик не располагает квалифицированным персоналом, тогда стоит рассмотреть вопрос о привлечении для данной функции специализированных компаний.
Одной из важных задач заказчика является четкое и грамотное распределений функциональных обязанностей между отдельными членами контрактной службы, а в случае недостаточности квалификации некоторых сотрудников организовать ее повышение и программу обучения в сфере закупок.
