Решение о создании структурного подразделения, отвечающего за организацию закупочной деятельности, заказчики принимают самостоятельно. Юридической основой формирования службы являются нормы о контрактной системе. Большое правовое значение имеет приказ Минэкономразвития России № 631 от 29.10.13 года.
Типовое положение признано отправной точкой и служит ориентиром для разработки локальных документов.
В какой форме создавать подразделение?
Статья 15 закона 44-ФЗ связывает обязанность по созданию службы с общей стоимостью закупок. Структурное подразделение обязаны формировать организации, годовой расход которых составил 100 и более миллионов рублей. Если заказчик не перешагнул установленный лимит, он вправе ограничиться назначением ответственного должностного лица. В этом случае достаточно издания распоряжения или заключения договора со сторонним специалистом.
Минэкономразвития РФ установило четкий порядок создания службы. Основными требованиями стали:
- количество сотрудников – не менее 2;
- наличие внутренних регламентов, соответствующих действующим нормативно-правовым актам;
- четкое разграничение полномочий и обязанностей;
- обеспечение специалистов материально-техническим базисом.
Реализация требований осуществляется разными способами. Заказчик вправе создать самостоятельное подразделение, включив вакансии в штатное расписание. Альтернативным вариантом является приказ о назначении постоянно действующего состава. В этом случае формального выделения структурного звена не происходит. Должностные лица выполняют обязанности на условиях совместительства.
Принципы составления положения о контрактной службе
Разработать внутренние регламенты предписывалось до наступления апреля 2014 года. Однако выполнили указание далеко не все. Многие организации допустили ряд серьезных ошибок. Министерство разрешило использовать в качестве основы типовое положение, но адаптировать его требовалось самостоятельно. Принципами создания служб признаны:
- привлечение к работе лишь квалифицированных сотрудников;
- обеспечение свободного доступа к сведениям о закупочной деятельности;
- заключение договоров на наиболее выгодных условиях;
- достижение целей, поставленных планом;
- неукоснительное выполнение графика и положений закона 44-ФЗ.
В ходе разработки локальной документации требуется разграничить полномочия и обязанности специалистов. Особых ограничений не устанавливается. Заказчикам необходимо назначить руководителя подразделения, определить сотрудников, курирующих конкретные тендеры. Минэкономразвития РФ не препятствует созданию индивидуальных моделей. Так, допускается возложение функций с учетом квалификации работника, специфики закупки или сроков проведения процедуры.
В качестве условий признания полномочий разграниченными выступают четкость, согласованность и полнота. Итогом организационных мероприятий должна стать слаженная работа всех звеньев подразделения.
Какие задачи должна выполнять контрактная служба?
Функциональные обязанности структуры перечислены в типовом положении. Перечень открыт, его разрешено дополнять. Базовыми являются следующие направления:
- планирование;
- консультирование потенциальных участников процедуры;
- правовое и экономическое обоснование закупки, включая расчет начальной цены по контракту (НМЦ);
- проведение общественного обсуждения;
- организация деятельности закупочной комиссии;
- сотрудничество с экспертами и независимыми специалистами;
- публикация информации в ЕИС;
- рассылка приглашений на участие в закрытых процедурах;
- оценка надежности обеспечения, в том числе банковских гарантий;
- контроль соблюдения формальностей при подписании контрактов;
- приемка работ, товаров или услуг;
- организация оплаты по исполненным договорам;
- изменение, либо расторжение соглашений;
- направление претензий, участие в судебных тяжбах, взыскание неустоек, штрафов.
В положении о контрактной службе детально рассматривают каждый из перечисленных выше разделов. Заказчику необходимо предоставить специалистам объем полномочий, достаточный для реализации поставленных целей. При этом документом следует установить запрет на проведение переговоров с участниками закупок. В тексте должно присутствовать также условие о недопустимости разглашения информации.
В завершение напомним об ответственности. Правила о наложении дисциплинарных и административных взысканий – объективная необходимость. Юристы рекомендуют прописать конкретные правовые нормы, а также разработать механизмы выявления и правовой оценки нарушений. В этом случае уйти от ответа недобросовестные исполнители не смогут.
