В последнее время электронный документооборот (ЭДО) набирает все большую популярность. Но, несмотря на это, все еще многие не знают и не понимают ни то что значимость, но и смысл данного действа. Хотя казалось бы – в самом названии оно отображается достаточно емко. Что такое документооборот?

Это система. Система движения расчетных документов и денежных средств. В нашем случае - между участниками рыночных отношений: государственными (муниципальными) заказчиками и исполнителями.

Одной стороне потребовалось что-то приобрести, другая сторона посчитала что может это предоставить. Обе стороны договариваются об условиях данной сделки (посредством проведения закупки), закрепляя эти условия договором (контрактом). А в подтверждение исполнения своих обязательств, каждая из сторон предоставляет документы, в которых указывается что, когда, кем, кому и где было предоставлено.

Обмен этими документами, и есть документооборот.

Электронный документооборот, это соответственно все вышеуказанное, только в новом формате. Не на привычном нам «бумажном носителе», заверенное рукописной подписью уполномоченного лица, и печатью организации, а в электронном виде, заверенное электронной цифровой подписью (ЭЦП).

ЭЦП – это способ подтверждения подлинности документа. При её создании используются различные виды шифровки, поэтому она может иметь разный внешний вид. Но в любом своем облике наличие квалифицированной ЭЦП, в рамках ЭДО является равным аналогом рукописной подписи уполномоченного лица, а в случае с юридическими лицами она заменяет также и печать организации. Получение ЭЦП происходит в специализированных аккредитованных центрах.

Еще одним отличием электронного документооборота от привычного нам, можно назвать способ передачи сторонами документов. Как правило документы поставщиком (исполнителем, подрядчиком) предоставлялись заказчику лично (нарочно). Реже – прибегая к почтовым услугам.

При введении новой системы весь документооборот происходит в рамках площадки оператора ЭДО.

К основным функциям электронного документооборота можно отнести:

  • создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция)
  • работа с разными версиями документа, вложениями
  • регистрация документов
  • контроль исполнения документов
  • формирование отчетов
  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами

Какова же цель внедрения ЭДО в контрактную систему?

В первую очередь, это повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки. И контроль за не предоставлением, или не своевременным предоставлением документов, что немаловажно, если мы говорим о государственном финансировании (субсидировании). А также ЭДО несет с собой снижение потери документов; сокращение расходов на канцелярию, сокращение времени на обработку документа… Хотя последнее утверждение, скорее верно для ЭДО в коммерческой среде.

Для работы государственных (муниципальных) заказчиков временные затраты пока ещё велики. Но в масштабах страны, даже имеющиеся скорости, это шаг вперед. А уж какой прогресс нас ждёт, когда вся система будет отлажена, и все участники процесса будут понимать смысл и плюсы происходящего!

Ну и конечно же, говоря о государственных (муниципальных) заказчиках ЭДО это «прозрачность» работы для контроля за расходованием бюджета в режиме «реального времени». Когда всю статистику можно будет собрать, как говорится, нажав одну кнопку. А не ждать, пока каждый из участников процесса предоставит свои данные «вверх по лестнице».

Удачной работы, коллеги!

В следующей статье цикла «ПИК ЕАСУЗ» поговорим о ПИК, а именно что это такое, как оно выглядит, и что в себе содержит.


 

Дата публикации: 19.03.2019

Автор статьи: Светлана Свитнева

Обратите внимание, что администрация сайта не всегда разделяет мнения авторов, и не несет ответственности за достоверность их информации.


 

Полезная информация? Поделись: Бесплатная On-line консультация

You have no rights to post comments